Okapi Flows — KI & Automatisierung

Ihr Unternehmen arbeitet weiter — auch wenn Sie es nicht tun.

KI-Systeme, die Anrufe entgegennehmen, Leads qualifizieren, Termine buchen und automatisch nachfassen — während Sie sich um Ihre Kunden kümmern.

Kostenloses Erstgespräch buchen Was wir automatisieren

Eingesetzt von Unternehmen in diesen Branchen

ArztpraxenZahnarztpraxenKliniken & MVZRechtsanwälteImmobilienFitnessstudiosCoaches & BeraterHandwerk & Service

Stunden pro Jahr gespart

Im Schnitt pro Kunde — durch Automatisierung

Mehr qualifizierte Leads

Durch strukturiertes Follow-up statt Zufall

Verpasste Anrufe

KI-Sprachassistent — 24 Stunden, 7 Tage

Jeder verpasste Anruf ist ein verpasster Kunde.

Ihr Telefon klingelt um 19 Uhr. Sie sind noch beim Kunden. Der Anruf geht auf die Mailbox — und der Interessent ruft als Nächstes Ihren Mitbewerber an.

Das ist kein Einzelfall — das passiert täglich. Nicht weil Ihr Angebot schlechter ist, sondern weil in diesem Moment niemand da war. Okapi Flows schließt genau diese Lücke.

Unsere Services

Ein System. Jeder Kontaktpunkt abgedeckt.

Von KI-Chatbots und Sprach-Assistenten bis hin zu CRM-Automatisierung und Bewertungsmanagement — alles aus einer Hand.

KI-Telefon & Chatbot

Unser KI-Sprachassistent nimmt jeden Anruf entgegen, beantwortet Fragen und bucht direkt Termine — rund um die Uhr. Dazu ein KI-Chatbot auf Ihrer Website, der Besucher in Leads verwandelt, bevor sie abspringen.

Lead-Nurture & Follow-up

Google-Bewertungen & Sichtbarkeit

Interne Workflows & CRM

Was passiert, während Sie schlafen.

Kein manuelles Nachfassen. Kein verlorener Kontakt. Das System läuft — Sie können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Jeder eingehende Anruf wird entgegengenommen — und bei Bedarf ein Termin gebucht

Verpasste Anrufe erhalten innerhalb von Sekunden eine automatische SMS

Neue Leads werden sofort erfasst, bewertet und an die richtige Stelle weitergeleitet

Nach jedem Termin geht automatisch eine Bewertungsanfrage raus

Sie erhalten wöchentliche Berichte mit den Zahlen, die wirklich zählen

Unser Prozess

Drei Schritte zum laufenden System.

Kein monatelanges Projekt. Kein endloses Consulting. Drei klare Schritte.

Erstgespräch buchen

Analyse & Strategie

Im Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam Ihre aktuellen Abläufe an. Wir identifizieren, wo Leads verloren gehen, was sich automatisieren lässt — und wo der größte Hebel liegt.

Setup & Integration

Wir konfigurieren alle Systeme, verbinden sie mit Ihren bestehenden Tools und testen alles, bevor es live geht. Sie erhalten ein fertiges System — kein Prototyp, keine halbfertige Lösung.

Go-Live & laufende Optimierung

Ab dem ersten Tag läuft Ihr System. Wir beobachten die Performance, passen kontinuierlich an und liefern wöchentliche Berichte. Sie haben jederzeit vollen Überblick.

Mit Okapi Flows — und ohne.

Ohne Okapi Flows

✕Interessenten rufen an — und landen auf der Mailbox

✕Follow-ups werden vergessen oder kommen zu spät

✕Kaum Google-Bewertungen, schlechte Sichtbarkeit

✕Kundendaten in Excel, WhatsApp und Notizbüchern

✕Sie reagieren — statt dass das System proaktiv arbeitet

Mit Okapi Flows

✓KI nimmt jeden Anruf entgegen — auch um Mitternacht

✓Automatische Follow-ups per E-Mail, SMS und WhatsApp

✓Nach jedem Termin geht eine Bewertungsanfrage raus

✓CRM läuft vollautomatisch, Leads werden nichts vergessen

✓Ein System, das für Sie arbeitet — rund um die Uhr

Bereit, das erste System aufzubauen, das für Sie arbeitet?

Kostenloses 30-minütiges Erstgespräch — ohne Verkaufsdruck.

Erstgespräch buchen

Die richtige Plattform für jeden Einsatz.

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Speziell für Gesundheit & Medizin

Entwickelt für Arztpraxen und Kliniken.

Arztpraxen und Zahnarztpraxen haben besondere Anforderungen: Patienten erwarten schnelle Erreichbarkeit, DSGVO-konforme Datenhaltung und eine reibungslose Terminbuchung. Genau dafür haben wir Okapi Flows entwickelt.

Für Arztpraxen anfragen

KI-Terminbuchung

Unser Sprachassistent nimmt jeden Patientenanruf entgegen, beantwortet häufige Fragen und bucht den Termin direkt in Ihren Kalender.

Missed Call Text-Back

Jeder verpasste Anruf löst sofort eine SMS aus. Der Patient bekommt innerhalb von Sekunden eine Antwort — und ruft nicht die nächste Praxis an.

DSGVO-konform

Datenspeicherung ausschließlich in der EU, verschlüsselte Übertragung, konforme Einwilligungsprozesse. Für Arztpraxen besonders wichtig.

Häufige Fragen.

Alles, was Sie über Okapi Flows wissen müssen — bevor Sie uns kontaktieren.

Kein Lead sollte auf die Mailbox gehen.

Buchen Sie ein kostenloses 30-minütiges Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam, wo Sie stehen — und was der schnellste Weg zum ersten Ergebnis ist.